Efter – den löpande affären

Internt hos köparen

• Avtalsmöten
  – Träffa och berätta för alla beställare om avtalet och dess mekanismer
  – Tydliggör syftet och målet med upphandlingen
  – Påtala avtalstrohet och sanktioner för brott mot avtalet
• Avtalsdatabas
  – Publicera med rätt sökord
  – Enkla och tydliga avropsrutiner och andra uppstartsrutiner
  – Beställningar som inte omfattas av avtalet
  – Ska bred tolkning av avtalet ske
  – Direktupphandling
  – Mallar för beställningar
  – E-post lådor för beställningar
• Projektgrupp träffar leverantörerna

Externt med leverantörerna

• Bjuda in alla leverantörer till samtal
  – Gå igenom målbild och ambitioner
  – Fråga efter leverantörernas ambitioner och mål med affären
  – Fråga efter eventuella oklarheter
  – Behov av tillägg till avtalet?
  – Väsentlig förändring?
• Avtalsdagar
• Kontaktförmedling
  – Beställare
  – Leverantören
  – Eskaleringskontakter

Att följa upp ett ingånget avtal ska vara en självklarhet för båda parterna. Leverans, antal avrop, effekterna av genomförda utbildningar och andra viktiga delar av avtalet bör följas upp minst en gång per år. Vid dessa uppföljningar kontrollerar även köparen att leverantören fortsatt lever upp till de kvalificeringskrav som ställdes i upphandlingen. Kontroll av kreditvärdighet, leveranskapacitet, certifieringar, auktorisationer mm kan vara krav som följs upp årligen.

Avtalstrohet

• Rangordning
  – Avropas allt med respekt till rangordningen eller avtalet i övrigt
  – Avvikelser
  – Uppfylls leveranstiderna och leveranskvalitet
  – Antal avrop som de facto levereras
• Förnyad konkurrensutsättning
  – Instruktionsmallar
  – Utvärderingsmodeller vid avrop
  – Kontaktvägar
  – Utvärdera och förbättra modeller för förnyad konkurrensutsättning
• Analysera köp utanför avtalet
  – Vid behov lägga till tjänster till avtalet om möjligt
  – Överväga en kompletterande upphandling

Samverkansmöten

Det är viktigt att projektgruppen hos köparen och kundteamet hos säljaren är representerade vid olika former av samverkans- eller avtalsmöten. Alla deltagares reflektioner är värdefulla för att förbättra och utveckla partnerskapet i affären.

• Bestäm möten med leverantörer med kortare intervall under avtalets första år
  – Stöd varandra i implementeringen av avtalet, det ligger i båda parters intresse
  – För protokoll och aktivitetslista
• Årliga avtalsmöten
  – Analysera hur samarbetet funkar
  – Förbättringsåtgärder och planer
  – Driva gemensamma projekt för högre kvalitet, effektivitet eller andra utvecklingsprojekt
  – För protokoll och aktivitetslista

Sanktioner

• Viten
  – Konsekvent utkrävande av viten vid överträdelser
• Skadestånd
  – Håll dialog med leverantören och kräv förbättring före skadestånd
  – Säkerställ korrekt dokumentation och dela med leverantören
• Hävning av avtal
  – Säkerställ korrekt dokumentation och användandet av avtalet eskaleringsmodell
  – Håll leverantören informerad löpande

Statistik, nyckeltal och samverkan

– Jämför egen och leverantörernas statistik
– Utveckla statistik tillsammans med leverantörerna för gemensam nytta

Exempel:
Leverantören ska på begäran från Arbetsförmedlingen kunna redovisa statistik över deltagarresultat i form av antal avklarade kurser samt erhållna betyg och intyg.

Exempel:
Startmöte och kontinuerliga uppföljningsmöten, men även andra samverkansmöten, kommer att hållas. Alla möten mellan parterna hålls i Uppsala. Vid möten bär respektive part sina egna kostnader. Leverantören ansvarar för att representation finns på dessa möten. Dokumentation så som ex. statistik och uppföljningsdokumentation ska på begäran tas fram och översändas inför dessa möten.

Leverantören ska delta i olika forum såsom resultatdialoger, möten kring betyg och bedömning, erfarenhetsutbyte och kvalitets­utveckling som beställaren bjuder in till. Det kan förekomma att leverantörens personal ska delta i fortbildning anordnad av Beställaren. Leverantörens deltagande vid sådana möten och fortbildningar ska ske utan extra kostnad för Beställaren.

• Kartlägg utfallet av pågående affär jämte målbilden
  Interna diskussioner om förbättringar till nästa avtal
  Samtal med nuvarande leverantörer om förbättringar till nästa avtal