När upphandlingen är publicerad är utrymmet för dialog och förändringar av förfrågningsunderlaget begränsade. Däremot har anbudslämnare rätt att ställa frågor och erhålla svar under anbudstiden.
Tyvärr upplever många upphandlande myndigheter det mer eller mindre besvärande att svara på många frågor. Oftast beror antalet ställda frågor under anbudstiden på kvaliteten av förarbetet inför upphandlingen och tydligheten i underlagen. Om upphandlingsdokumentens kvalitet är resultatet av bristande marknadsanalys, tjänstebeskrivning, behovsinventering och okunskap om branschförutsättningar kommer många frågor att ställas. Dessutom kommer frågorna bli svåra att besvara på ett kvalitativt sätt.
Nedan finns ett antal förhållningssätt som brukar gynna både köparen och säljaren under anbudstiden.
Upphandling av utbildningstjänster
Tidsplan för upphandlingen
Bestäm en rimlig tid för att inkomma med anbud.
- Kräver anbudet många referenser? Ta med i beaktande att det tar tid att inhämta referenser.
- Kräver anbudet många kvalitativa skrivna texter som tar omfattande tid att producera för leverantören?
- Räkna med att många frågor kommer ställas och behöva besvaras.
- Planera tidigt in tidpunkten för utvärdering och tilldelning samt avtalsstart.
Frågor och svar
- Säkerställ informationsflödet
– Före publicering, säkerställ att projektgruppen finns tillgänglig för frågor som måste besvaras under anbudstiden.
- Ge tydliga svar på ställda frågor
– Svara inte enbart med en hänvisning till en punkt i förfrågningsunderlaget
– Kontakta frågeställare vid otydligheter och be om förklaringar
- Snabbhet
– Besvara frågor snabbt och löpande
- Väldigt många frågor
– Om det inkommer väldigt mycket frågor tyder detta på otydligheter i upphandlingsunderlagen som påverkar själva affären för anbudslämnarna. Förläng anbudstiden så att alla potentiella viktiga följdfrågor kan hinnas med.
Förändringar av upphandlingsunderlaget
Ändra upphandlingsunderlaget vid behov.
- Det är tillåtet att göra mindre justera upphandlingsunderlaget under anbudstiden så länge inga väsentliga förändringar görs.
- Var öppen för denna lösning. Det finns ingen anledning till att påtalade oklarheter kvarstår vid utvärdering, tilldelning och avtalstid.
- Justeras upphandlingsunderlaget så förläng anbudstiden.
- Uppdatera upphandlingsunderlaget direkt vid justeringar.
Avbrytande av upphandling
Avbryt vid behov.
- Märker upphandlande myndighet genom frågorna att upphandlingen är undermålig riskeras hela den kommande affären vilket försämrar möjligheterna till relevant leverans är det bättre att avbryta upphandlingen.
- Varken köpare eller säljare kommer ha någon nytta av ett avtal som inte fungerar.
- Relationerna mellan köpare och säljare kommer försämras under ett avtal som inte fungerar.
- Ett avbrytande av en upphandling kan faktiskt vara tidsbesparande och inte tvärt om.
Kvalificering och utvärdering
Vem kvalificerar och utvärderar anbuden?
- Så många som möjligt i Projektgruppen bör ingå i gruppen som kvalificerar och utvärderar anbuden.
- Påbörja detta arbete så snart som möjligt efter anbudstiden gått ut.
- Behöver det ske kompletteringar och får sådana göras.
- Tänk på upphandlingssekretessen.
Tilldelning
Tilldelningsbeslut.
- Skriv tydliga och relevanta tilldelningsbeslut och protokoll. Skicka gärna ut alla protokoll, matriser och annat som varit del av utvärderingsprocessen.
- Ring till anbudslämnare, både vinnare och förlorare, före utskicket av tilldelningsbeslutet. Detta uppskattas och verkar ha en tendens att minska antalet överprövningar.